7 oktober 2020

Werkkostenregeling

Het is inmiddels oktober, dat betekent dat driekwart van dit jaar alweer achter ons ligt en dat we ons bevinden in het laatste kwartaal van 2020. Dit jaar zal de boeken in gaan als ‘historisch’ en we weten allemaal om welke reden. Voor de ene ondernemer is 2020 een jaar waarin zich veel kansen voordoen, een ander zal dit jaar tot nu toe hebben ervaren als overleven. 

Duidelijk is dat iedereen in Nederland de gevolgen van Covid-19 ondervindt en dat er veel van ons gevraagd wordt. Is het niet op sociaal vlak, dan wel op het gebied van werk. Er wordt een beroep gedaan op de flexibiliteit van werknemers. Het draaien van extra diensten is de nieuwe standaard en thuiswerken het nieuwe normaal. De vraag is; hoe kunnen we de werknemers hier op een fiscaal vriendelijke manier voor belonen? 

Hoe zat het ook alweer?

Voor werkgevers een bekend onderwerp; de werkkostenregeling. Vanaf 1 januari 2015 kennen we de werkkostenregeling in de huidige vorm, maar hoe zat het ook alweer en wat zijn de mogelijkheden? 

In beginsel zijn alle verstrekkingen vanuit de werkgever aan de werknemer loon. Echter wordt niet alles op deze manier belast en dit vindt u terug in de werkkostenregeling. Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte eenmalig verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste €400.000,- van de loonsom. Als de loonsom meer bedraagt dan €400.000,- dan is de vergoeding 1,2 procent over het meerdere. Over dit deel betaalt u als werkgever geen loonbelasting. Alles wat daarboven wordt vergoed, is belast tegen een eindheffing van 80 procent. Maar niet alles valt onder de vrije ruimte, lees hieronder verder.

1. Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die een werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Een voorbeeld hiervan kan zijn; de werknemer gaat in opdracht van de werkgever naar de bouwmarkt om werkmateriaal te halen en schiet dit privé voor. Vervolgens declareert de werknemer deze bon en vergoedt de werkgever de kosten. Over deze vergoeding is geen belasting verschuldigd en dit bedrag komt ook niet ten laste van de vrije ruimte. 

2. Gerichte vrijstelling

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte vrijstelling. Dit gaat niet ten koste van de vrije ruimte als er wordt voldaan aan de voorwaarden. Veel voorkomende voorbeelden zijn:

  • €0,19 per kilometer mag gericht vrijgesteld worden vergoed als reiskostenvergoeding;
  • Cursussen en opleidingen;
  • Maaltijden bij overwerk en koopavonden;
  • Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur mits deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium*.

*informeer bij uw administratie adviseur naar de voorwaarden. 

 

 

3. Nihil waardering

Nihil waarderingen kunnen worden gezien als voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek. Hierbij kunt u denken aan koffie en thee (indien deze geen deel uitmaken van een maaltijd) maar ook de volgende voorzieningen worden gezien als nihil waardering:

  • Bedrijfskleding die ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer en nagenoeg alleen gedragen wordt tijdens werktijd. Voorbeeld hiervan is een uniform of kleding met bedrijfslogo’s;
  • Bedrijfsfitness met als voorwaarde dat de fitness wordt gegeven op de werkplek en dus geen abonnement bij een lokale sportschool.

Als de vergoeding niet in één van bovenstaande categorieën valt dan komt de vergoeding ten laste van de vrije ruimte. Zoals ik eerder schreef is de vrije ruimte tot een loonsom van €400.000,- eenmalig verhoogd naar 3 procent. Dat betekent dat dat u bij een loonsom van €400.000,- tot €12.000,- vrij kunt vergoeden mits u binnen de gebruikelijkheidstoets blijft. Dit bedrag wordt door de fiscus gesteld op €2.400,- per werknemer en mag niet meer dan 30 procent afwijken van vergelijkbare situaties.

De werkkostenregeling is uitgebreid en complex en voor elk bedrijf anders. Met het aanbreken van het laatste kwartaal van het jaar 2020 zien wij vanuit de praktijk dat het aantal advertenties over pakketten voor de feestdagen toeneemt. Ik kan mij voorstellen dat u zich afvraagt; wat is er allemaal mogelijk? Het geven van bijvoorbeeld een kerstpakket valt volledig in de vrije ruimte. Door de eenmalige verruiming zijn er best wel wat extra mogelijkheden met betrekking tot de waarde van het geschenk en kunt u op deze manier aan uw werknemer(s) uw blijk van waardering geven. 

Laat u vooraf goed informeren door uw persoonlijke administratie adviseur over de mogelijkheden voor uw bedrijf om hoge onvoorziene naheffingen te voorkomen. 

Heeft u vragen over de werkkostenregeling of wilt u weten wat u in 2020 nog kunt verstrekken aan uw werknemers? Neem dan contact op met een van onze adviseurs.

Kimberley Lankester RBc
Specialist MKB

 

Terug