27 juni 2014
Onderwerpen: MKB

Toename onverwachte controle op softwarelicenties

Ze brengen met hun inspecteurs onverwachte bezoeken en leggen vervolgens torenhoge boetes op, ook aan MKB’ers. De reputatie van softwarelicentie waakhond Business Software Alliance (BSA) is bij veel ondernemers niet best. Staan ze een keer bij u voor de deur? Raak niet in paniek, maar handel adequaat.
 

Tips:

  • Neem geen overhaaste beslissingen
  • Reageer pro-actief en meewerkend
  • Gebruik de tijd die je krijgt verstandig

Bezoeken in twee varianten
Jaarlijks bezoekt de BSA wereldwijd duizenden bedrijven, dus erg bijzonder is het niet als vertegenwoordigers bij u langskomen. De bezoeken van de BSA zijn er in twee varianten. De eerste is aangekondigd via een brief. Hierin meldt de instantie dat ze via steekproeven licenties van software bij bedrijven gaan onderzoeken. Vaak gaat dit per regio of branche. Wanneer u zo’n aankondiging krijgt, kunt u zich het beste pro-actief opstellen. 

Reageer meewerkend
Ondernemers krijgen meestal de tijd om de licenties op orde te krijgen, of kunnen een legalisatie periode aanvragen. Gebruik deze tijd om alle facturen en aankoopbewijzen te verzamelen. Zo vergoot u de kans alle vragen van de BSA te kunnen beantwoorden. Overigens kunt u dit type bezoek weigeren, maar op lange termijn komt u  hier als bedrijf vaak niet beter uit. Bij een meewerkende opstelling blijkt de BSA eerder bereid de hoogte van eventuele boetes naar beneden bij te stellen.

Bezoek met beslagverlof
De zwaardere variant van de bezoeken door de BSA kan niet worden geweigerd. Er komt een rechter aan te pas om een zogeheten beslagverlof te verlenen. Hier is wel een sterke verdenking voor nodig van het illegaal gebruik van software. Bij je bedrijf melden zich dan een deurwaarder en een computerdeskundige om de computersystemen te onderzoeken. Wanneer u het bezoek weigert kunnen computers in beslag worden genomen. Overigens is een veel gehoord commentaar bij deze gang van zaken dat vaak niet inzichtelijk wordt gemaakt waar de verdenkingen precies op zijn gebaseerd. Ook zouden rechters te soepel beslagverloven verlenen. De computerdeskundige en deurwaarder moet u dus binnenlaten. Ander personeel, zoals een advocaat van de BSA mag u wel weigeren.

Hoge extra kosten
Zodra duidelijk is welke software op u computers staat zal de BSA vragen om licenties te overleggen. Hier krijgt u een bepaalde periode voor. Vervolgens stellen ze een overzicht op van in hun ogen ontbrekende licenties. Daarna maken ze een voorstel over hoe u deze ontbrekende kunt verkrijgen en tegen welke kosten. Bij deze kosten worden behalve de normale prijs voor gebruik van de software ook juridische kosten en een schadeclaim opgeteld. De totale kosten komen dan op zo’n 200 tot 300 procent van de normale gebruikskosten. Met een calculator op de site van de BSA kunt u zelf een indicatie krijgen wat het uw bedrijf zou kosten als er een controle komt.  

Wat moet u doen?
Belangrijk is om je hoofd koel te houden als de BSA onverwacht bij u op de stoep staat. Bekijk het beslagverlof kritisch. Pas als u weet dat deze klopt laat u de deurwaarder en computerexpert uw pand binnen. Houdt uw bezoekers aan de inhoud van het beslagverlof en sta geen andere acties toe waarover niks in het document staat. Geef een eerlijk antwoord op vragen, maar wees ook open wanneer uw iets niet weet. Laat de controleurs weten dat u er later op terug komt. Wanneer er een schikking wordt voorgesteld is het onverstandig daar gelijk mee akkoord te gaan. Voordat u iets tekent kun u zich nog laten voorlichten door een jurist. Ook de BSA maakt fouten, dus voorkom dat u onterecht ergens voor betaalt.

Ondernemer altijd verantwoordelijk 
Als ondernemer bent u te allen tijde verantwoordelijk voor de software die op de computers van uw medewerkers staat. Ook al hebt u uw medewerkers verboden zelf software te downloaden. “De werkgever is naar derden toe áltijd aansprakelijk voor werkgerelateerde claims, zo staat in de wet”, zegt ICT-jurist Arnoud Engelfriet desgevraagd. “Hij kan dit slechts bij opzet of grove nalatigheid verhalen op de werknemer, en daarvan is zelden tot nooit sprake. Een verbod maakt daarbij in ieder geval niet uit.”

 

Bron: BC

Terug