8 augustus 2016

Nieuwe medewerker aannemen?

Als u een nieuwe werknemer aanneemt, heeft u voor de loonbelasting een paar identificatieverplichtingen. Zorg tijdig voor identificatie van de nieuwe werknemer en een verklaring met gegevens voor de loonheffing. Controleer tevens of een buitenlandse werknemer wel in Nederland mag werken.

U bent verplicht een werknemer te identificeren voordat hij met werken begint of uiterlijk op de dag dat hij met werken begint, maar nog voordat hij daadwerkelijk aan de slag gaat. Volg deze vijf stappen bij het aannemen van een nieuwe medewerker. 

  1. Identificeer uw werknemer aan de hand van een paspoort of ID-bewijs. Klopt de foto met de persoon die voor u zit? Ziet het paspoort er normaal uit of lijkt het op knip- en plakwerk? 
  2. Vervolgens moet de werknemer u een kopie verstrekken van dit ID-bewijs. Daarbij is het van belang dat alle bladzijden worden gekopieerd waarop persoonsgegevens staan. 
  3. De werknemer moet een verklaring invullen en ondertekenen, waarin zijn persoonlijke gegevens zijn opgenomen, zoals naam, adres en BSN (de vroegere ‘loonbelastingverklaring’). Deze verklaring is vormvrij. U kunt deze dus opnemen als onderdeel van een eigen document. 
  4. Indien de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, moet u nagaan of hij wel in Nederland mag werken. De werknemer mag in Nederland werken als hij uit een van de landen komt van de Europese Economische Ruimte. Bij een buitenlandse werknemer loopt u nog wel het risico dat hij hier illegaal werkt. De boete bedraagt dan € 8.000,-. Let op: voor werknemers uit Kroatië en uit andere landen geldt dat zij alleen in Nederland mogen werken wanneer zij beschikken over een geldige tewerkstellingsvergunning (bijvoorbeeld een sticker in het paspoort met daarop ‘arbeid vrij’). Kan de werknemer een dergelijk stuk niet overleggen, ga dan niet met hem in zee. 
  5. Bewaar de stukken zolang de werknemer in dienst is plus een periode van vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is getreden. 

Bron: Salaris Compleet

Terug