11 april 2018
Onderwerpen: ZZP Tips Advies MKB

Digitale bewaarplicht en voorwaarden om te converteren

Als ondernemer kunt u niet meer zonder pc. Maar ook uw smartphone en community ’s, zoals Facebook en LinkedIn, zijn als ondernemer erg bruikbaar. Hoe zit het dan met uw bewaarplicht? 

Bewaarplicht

Als ondernemer geldt voor uw administratie een bewaarplicht van in beginsel zeven jaar. Voor sommige zaken, zoals die met betrekking tot onroerend goed, geldt een bewaarplicht van tien jaar. Dit betreft alle papieren, bescheiden en overige gegevensdragers die voor uw fiscale verplichtingen van belang kunnen zijn. Wat onder uw administratie valt, reikt erg ver. Ook bijvoorbeeld kladaantekeningen en contant bewaard geld behoren hiertoe. 

Bovenstaande eisen gelden ook voor uw digitale bewaarplicht. Bestanden op uw computer moet u in beginsel dus ook zeven jaar bewaren. Gegevens moet u in de originele vorm bewaren. Berichten op bijvoorbeeld social media moeten dus op uw computer toegankelijk blijven. Andersom dient u een papieren factuur ook op papier te bewaren. Digitaliseren mag wel als u aan de gestelde voorwaarden voldoet. 

Voorwaarden digitaal converteren 

U mag bestanden alleen in een andere vorm omzetten als u aan de fiscale voorwaarden voldoet.

  • U zet alle gegevens inhoudelijk juist over.
  • De nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar. 
  • U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
  • Een controle van de geconverteerde gegevens kan binnen redelijke tijd worden uitgevoerd. 
  • U bewaart de uitkomsten van interne controles.

Bestanden op de pc moet u in beginsel dus ook op de pc bewaren. Het is uw verantwoordelijkheid dat deze ook toegankelijk blijven. Verwijdert u bijvoorbeeld uw Facebookaccount, terwijl u dit gebruikte voor orderbevestigingen, dan voldoet u niet meer aan de fiscale eisen inzake de bewaarplicht. Hetzelfde geldt als u een oud boekhoudsysteem alleen nog openen met software niet meer operationeel is. U dient dan te zorgen voor apparatuur waarmee dit wel kan. U kunt met uw inspecteur afspraken maken over uw fiscale bewaarplicht. Zorg dan dat u inzichtelijk maakt welke informatiesystemen u gebruikt en deze schriftelijk bevestigd. 

Informatiebeschikking kan worden opgelegd

Als u bepaalde bestanden niet bewaard heeft, kan de inspecteur u een informatiebeschikking opleggen. Hij eist dan de gevraagde gegevens op. Voldoet u hier niet aan, dan wordt de bewijslast omgekeerd. Het is dus van enorm belang dat uw fiscale verplichtingen uit uw bestaande administratie kunnen worden afgeleid. De rechter accepteert niet heel snel overmacht als excuus. Na een computercrash of brand wordt bijvoorbeeld verondersteld dat u voor een back-up heeft gezorgd. 

Bron: Tips & Advies

Terug