15 oktober 2021

Werkkostenregeling

Vorig jaar oktober klom ik in de pen om de werkkostenregeling (WKR) helder uiteen te zetten. In vergelijking met vorig jaar is er door de gevolgen van de coronapandemie een ding zeker veranderd; het thuiswerken.

Veel werknemers hebben tijdens de lockdown thuis moeten werken wat in de praktijk zorgde voor passen en meten. Bijvoorbeeld het zoeken naar en het vervolgens creëren van een goede werkplek. Wat heb je daar eigenlijk voor nodig, los van de computer. Moet je een bureau aanschaffen, kun je langdurig op die oude stoel zitten? Of moet je toch een nieuwe stoel aanschaffen om te voorkomen dat je op de lange termijn te maken krijgt met lichamelijke klachten? En krijg je die stoel eventueel wel vergoed? 

Zaak is wel om duidelijke spelregels te maken met elkaar. Om teleurstellingen en onbegrip te voorkomen. Op de vraag over hoeveel dagen mensen thuis kunnen werken kan ik geen antwoord geven. Waar ik wel antwoord op kan geven is de fiscale vragen. Hoe zat het ook alweer en wat zijn de mogelijkheden?

 

Hoe zat het ook alweer?

Hoe zat het ook alweer en wat zijn de mogelijkheden? In beginsel zijn alle verstrekkingen vanuit de werkgever aan de werknemer loon. Echter wordt niet alles op deze manier belast en dit vind je terug in de werkkostenregeling. Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte in 2020 en 2021 verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste €400.000,- van de loonsom (in 2022 wordt dit weer 1,7 procent). Als de loonsom meer bedraagt dan €400.000,- dan is de vergoeding 1,2 procent over het meerdere (in 2022 wordt dit 1,18 procent). Over dit deel betaal je als werkgever geen loonbelasting. Alles wat daarboven wordt vergoed, is belast tegen een eindheffing van 80 procent. Maar niet alles valt onder de vrije ruimte, lees hieronder verder.

1. Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die een werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Een voorbeeld hiervan kan zijn; de werknemer gaat in opdracht van de werkgever naar de bouwmarkt om werkmateriaal te halen en schiet dit privé voor. Vervolgens declareert de werknemer deze bon en vergoedt de werkgever de kosten. Over deze vergoeding is geen belasting verschuldigd en dit bedrag komt ook niet ten laste van de vrije ruimte.

2. Gerichte vrijstelling

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte vrijstellingen. Dit gaat niet ten koste van de vrije ruimte als er wordt voldaan aan de voorwaarden. Veel voorkomende voorbeelden zijn:

  • Rieskostenvergoeding tot maximaal €0,19 per kilometer;
  • Cursussen en opleidingen;
  • Maaltijden bij overwerk en koopavonden;
  • Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur mits deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium*.

*informeer bij jouw administratie adviseur naar de voorwaarden.

3. Nihil waardering

Dan zijn we beland op het punt waarover ik schreef in de intro. Nihil waarderingen kunnen worden gezien als voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek. Hierbij kun je denken aan koffie en thee (indien deze geen deel uitmaken van een maaltijd) maar ook de volgende voorzieningen worden gezien als nihil waardering:

  • Inrichting van de werkplek; daarbij kun je dus denken aan het bureau, de stoel en een vaste computer. Eigenlijk alles wat een werknemer nodig heeft om zijn of haar werk uit te kunnen voeren;
  • Bedrijfskleding die ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer en nagenoeg alleen gedragen wordt tijdens werktijd. Voorbeeld hiervan is een uniform of kleding met bedrijfslogo’s;
  • Bedrijfsfitness met als voorwaarde dat de fitness wordt gegeven op de werkplek en dus geen abonnement bij een lokale sportschool.

Als de vergoeding niet in één van bovenstaande categorieën valt dan komt de vergoeding ten laste van de vrije ruimte. Zoals ik eerder schreef is de vrije ruimte tot een loonsom van €400.000,- in 2020 en 2021 eenmalig verhoogd naar 3 procent. Dat betekent dat je bij een loonsom van €400.000,- tot €12.000,- vrij kunt vergoeden mits je binnen de gebruikelijkheidstoets blijft. Dit bedrag wordt door de fiscus gesteld op €2.400,- per werknemer en mag niet meer dan 30 procent afwijken van vergelijkbare situaties. Het bedrag dat wordt besteed aan vergoedingen buiten de vrije ruimte, wordt belast tegen een eindheffing van 80 procent. 

Met het aanbreken van het laatste kwartaal van het jaar 2021 merken wij vanuit de praktijk dat het aantal advertenties over pakketten voor de feestdagen toeneemt. Ik kan mij voorstellen dat je je als werkgever afvraagt; wat is er allemaal mogelijk? Het geven van bijvoorbeeld een kerstpakket valt volledig in de vrije ruimte. Door de verruiming van de vrije ruimte zijn er best wel wat extra mogelijkheden met betrekking tot de waarde van het geschenk. Dit biedt voor jou als werkgever de kans om aan je werknemers je blijk van waardering te geven. Let wel op: laat je vooraf goed informeren om hoge onvoorziene naheffingen te voorkomen. 

 

Heb je vragen over de werkkostenregeling of wil je weten wat je in 2021 nog kunt verstrekken aan je werknemers?

Neem dan contact op met een van onze adviseurs.

 

Kimberley Lankester RBc
Specialist MKB

Terug